Opérations fractionnées

Trop grande pour tenir dans votre tête.
Pas prête pour un directeur des opérations à temps plein.

Une direction des opérations senior sur mandat : les systèmes, le suivi et les chiffres, quelques jours par mois, tous les mois.

Qu'est-ce que la direction des opérations fractionnée ?

La direction des opérations fractionnée donne à votre entreprise un dirigeant des opérations senior pour un nombre de jours fixe par mois, généralement de deux à cinq, plutôt qu'une embauche à temps plein. Ce dirigeant installe la cadence de gestion, documente vos processus en modes opératoires, bâtit le tableau de bord des indicateurs et assure le suivi, pendant que vous gardez la maîtrise de chaque décision.

  • Pour qui : des entreprises dirigées par leur propriétaire de petite et moyenne taille, environ 5 à 50 personnes, trop grandes pour se diriger d'une seule tête, pas prêtes pour une direction des opérations senior à temps plein.
  • Le coût : un mandat mensuel cadré en jours, une fraction du coût d'un directeur des opérations à temps plein, chiffré en privé et présenté en trois options après le diagnostic.
  • Ce que vous obtenez : dix volets d'opérations sous un seul mandat, détaillés plus bas.
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La cadence de gestion

Un rythme mensuel sur lequel votre entreprise fonctionne : priorités fixées, responsables assignés, suivi vérifié. La discipline d'un dirigeant des opérations sans la masse salariale qui vient avec.

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Les systèmes, installés

Flux de soumission, tableaux de planification, coût de revient des travaux, listes d'intégration, bâtis avec votre équipe, documentés en modes opératoires, améliorés à l'usage. Lean Six Sigma appliqué, pas présenté.

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Les cinq chiffres

La plupart des propriétaires avancent à l'aveugle entre deux fins d'exercice. Nous installons un tableau de bord mensuel d'une page, la poignée de chiffres qui prédisent vraiment votre trésorerie et votre capacité, et nous le revoyons avec vous.

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Préparation à la vente et à la relève

Chaque mode opératoire écrit et chaque réduction de la dépendance au propriétaire est une préparation que l'entreprise bâtit avec le temps. Les propriétaires qui décident plus tard de vendre ou de transmettre partent des années en avance, et connaissent déjà l'équipe qui a fait le travail. C'est une capacité à l'intérieur du mandat, pas un service à part.

+Tout ce que « opérations » veut dire, détaillé

« Opérations » est un grand mot qui cache le vrai travail. Voici ce qu'il veut dire quand nous le faisons fonctionner pour vous : dix volets, un seul mandat. La plupart des propriétaires en ont besoin de trois ou quatre au départ.

Cadence de gestion et responsabilisation

  • Réunions de gestion hebdomadaires et mensuelles, conçues et animées
  • Un tableau des priorités avec responsables et échéances
  • Des objectifs trimestriels, suivis jusqu'à leur achèvement
  • Un tableau de bord du propriétaire pour que rien ne glisse en silence

Documentation des processus (modes opératoires)

  • Cartographie de l'état actuel du flux réel du travail
  • Modes opératoires d'une page : soumission, exécution, facturation, achats, intégration
  • Listes de contrôle, gabarits et instructions de travail
  • Une bibliothèque de modes opératoires vivante, tenue à jour par votre équipe

Amélioration des processus (Lean Six Sigma)

  • Diagnostic des goulots et du gaspillage
  • Réduction du temps de cycle et du délai d'exécution
  • Correction des erreurs, des reprises et de la qualité
  • Formation croisée et équilibrage de la capacité

Chiffres, indicateurs et tableaux de bord

  • Un tableau de bord d'indicateurs d'une page, mensuel
  • Coût de revient et marge par produit ou par client
  • Visibilité sur la trésorerie et la capacité entre les fins d'exercice
  • Budgets, prévisions et analyses des écarts

Systèmes, outils et automatisation par l'IA

  • Choix et mise en place d'un CRM et d'un outil de gestion des travaux
  • Flux réception → soumission → planification → facturation
  • Automatisations par l'IA : recherche de clients, rédaction de propositions et de rapports, tri des courriels, saisie de données
  • Rapports automatisés pour que le tableau de bord se remplisse tout seul

Personnes et organisation

  • Organigramme, clarté des rôles et autorités de décision
  • Un système d'embauche : grilles, entrevues structurées, intégration 30/60/90
  • Bâtir le bras droit qui peut faire fonctionner l'entreprise sans vous
  • Une cadence simple de rencontres individuelles et de rendement

Opérations clients et service

  • Cartographie du parcours client, du premier contact à la résolution
  • Normes de délai de réponse et de service (ententes de niveau de service)
  • Traitement des plaintes et des reprises qui boucle la boucle
  • Optimisation du centre d'appels, de la répartition et de la planification

Contrôles, conformité et dossiers

  • Limites d'approbation et contrôles des dépenses
  • Documentation des politiques et des procédures
  • Tenue de dossiers et préparation à la vérification (bâtie par un ancien vérificateur de l'ARC)
  • Organisation des fournisseurs, des contrats et des documents

Projets bilingues et de croissance

  • Opérations livrées entièrement en français ou en anglais
  • Guides de lancement pour une nouvelle succursale, un nouveau service, une expansion
  • Études de marché et de faisabilité
  • Soutien à l'intégration après acquisition

Culture d'entreprise

  • Des valeurs affichées traduites en comportements observables et coachables
  • Des normes d'embauche et d'intégration qui posent la barre dès le premier jour
  • Des normes de responsabilisation pour que l'équipe tienne la ligne sans vous
  • Les bases de la rétention pour garder les gens qui portent le standard

Vous n'achetez pas tout cela d'un coup. Nous commençons là où ça fait le plus mal, installons la cadence de gestion et ajoutons des volets à mesure que l'entreprise est prête, le tout dans un seul mandat mensuel. Livré en français ou en anglais.

?Questions fréquentes
En quoi est-ce différent d'un coach d'affaires ?

Un coach vous conseille. Nous agissons avec vous : les modes opératoires s'écrivent, le tableau de bord se construit, la réunion se tient. Le conseil est inclus ; la mise en œuvre est le produit.

Combien de votre temps obtenons-nous ?

Les mandats se cadrent en jours par mois, pas en heures, généralement de deux à cinq, selon ce que la cadence de gestion exige. Vous connaîtrez toujours le rythme à l'avance.

Pour quelle taille d'entreprise est-ce conçu ?

Des entreprises dirigées par leur propriétaire de petite et moyenne taille, environ 5 à 50 personnes, assez grandes pour que la tête du propriétaire ne suffise plus, pas encore assez pour justifier une direction des opérations senior à temps plein.

Y a-t-il une durée minimale ?

Les mandats sont de mois en mois après une période initiale de quatre-vingt-dix jours, assez longue pour installer la cadence, assez courte pour que nous méritions le mandat sans cesse.

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