Perspectives
Depuis le 1er juin 2025, les entreprises québécoises de 25 employés et plus doivent s'inscrire à l'OQLF et se franciser. C'est un projet d'opérations.
Depuis le 1er juin 2025, une entreprise québécoise qui compte 25 employés ou plus doit être inscrite auprès de l'Office québécois de la langue française et, dans la plupart des cas, mener une démarche de francisation. Le seuil était auparavant fixé à 50 employés. Il est maintenant de 25, ce qui vise un grand nombre de PME dirigées par leur propriétaire qui n'avaient jamais eu à s'en soucier.
Je veux être clair dès le départ. Je ne suis pas avocat, et cet article offre des conseils sur le plan des opérations plutôt qu'un avis juridique. Ce que je fais, c'est traiter la conformité comme un processus, avec des responsables clairs et un échéancier, exactement comme je traiterais n'importe quel autre processus dans une entreprise. La Loi 96, que certains appellent aussi la Loi 14, se prête bien à cette approche. La plupart des difficultés que je vois viennent d'entreprises qui la lisent comme un problème de langue, alors que le travail devant elles est un problème d'opérations.
Le seuil a bougé. Pendant des années, les obligations de francisation s'appliquaient à partir de 50 employés. Depuis le 1er juin 2025, la barre est à 25, et c'est un changement important pour les entreprises de 25 à 49 employés qui passaient auparavant sous le radar.
Le chiffre que tout le monde répète, c'est l'amende. Pour une entreprise, les sanctions vont de 3 000 $ à 30 000 $, et chaque jour de non-conformité compte comme une infraction distincte. Une deuxième infraction double la fourchette. Une troisième et les suivantes la triplent. À cela s'ajoute le fait qu'une entreprise qui devrait être inscrite et ne l'est pas peut être écartée des contrats du gouvernement du Québec. L'exposition est donc réelle, elle s'accumule chaque jour, et c'est précisément le genre de risque qu'un propriétaire a intérêt à fermer tôt.
Le déclencheur, c'est le nombre d'employés au Québec. Si vous employez 25 personnes ou plus au Québec pendant une période de six mois, vous êtes visé. Le calcul porte sur les personnes qui travaillent au Québec, et non sur la taille totale de votre entreprise au pays. Une firme nationale avec un petit bureau québécois peut donc être visée, tandis qu'une firme plus grande sans personnel au Québec ne le sera pas.
Une fois le seuil franchi, le compte à rebours commence. Une entreprise qui compte de 25 à 49 employés doit s'inscrire auprès de l'OQLF dans les six mois suivant la fin de cette période de six mois. L'inscription n'est pas la ligne d'arrivée. C'est la première étape d'une séquence plus longue que je décris plus bas.
Voici la partie que la plupart des propriétaires comprennent mal, et je comprends pourquoi. Le visage visible de la loi, c'est votre site Web et vos documents destinés à la clientèle. C'est donc là que va l'attention. Une équipe traduit le site, coche la case et présume que le dossier est clos. Le site compte. D'après mon expérience, il représente environ un dixième de ce que l'OQLF examine réellement.
Les quatre-vingt-dix pour cent qui restent se trouvent à l'intérieur de l'entreprise. La loi est construite autour de la langue du travail, c'est-à-dire les documents que vos employés utilisent tous les jours pour faire leur travail. C'est une surface bien plus large qu'un site de marketing, et c'est la partie qu'un fournisseur de traduction ne voit jamais.
Quand l'OQLF évalue si le français est généralisé dans votre organisation, il regarde la réalité de travail de l'entreprise. Cela comprend :
Relisez cette liste et vous remarquerez une chose. Presque chaque élément est un processus ou un système, et non un paragraphe de texte. C'est tout l'enjeu.
Débarrassée du vocabulaire juridique, la démarche de francisation est une séquence que tout gestionnaire reconnaîtra.
Remarquez que l'analyse de la situation linguistique est le pivot. Faites-la bien et le reste du mandat est calme. Faites-la mal et vous dépenserez trop à corriger ce qui allait déjà, ou vous serez surpris plus tard par un écart que vous aviez manqué.
L'erreur la plus coûteuse que je vois est simple. Une entreprise décide que francisation égale traduction, remet une pile de documents à un fournisseur, paie au mot et reçoit une série de fichiers en français que personne n'avait demandés dans cet ordre. Le site est maintenant bilingue. Le plancher fonctionne encore comme avant, et l'analyse que l'OQLF veut n'a jamais vraiment été faite.
La traduction est un outil parmi d'autres dans le travail. Ce n'est pas le travail. Quand vous partez de la traduction, vous avez tendance à convertir des documents que personne ne lit, à passer à côté de systèmes qui portent un vrai risque linguistique et à ne laisser aucune trace du raisonnement derrière vos choix. L'OQLF demande comment le français fonctionne comme langue du travail dans votre entreprise. Un dossier de traductions ne répond pas à cette question.
Je mène la francisation comme je mènerais n'importe quelle amélioration de processus. Ça commence par une cartographie, pas par une file de traduction.
D'abord, je cerne la vraie surface. On dresse la liste de chaque endroit où la langue touche l'entreprise, du premier clic du client jusqu'au formulaire qu'un employé d'entrepôt remplit à la fin de son quart. Cet inventaire devient la version honnête de l'analyse de la situation linguistique, et il montre habituellement qu'une bonne part du parc va déjà bien.
Ensuite, on trie. Certains éléments sont une exposition légale, d'autres une friction pour les employés, d'autres encore sont cosmétiques. Les entreprises dirigées par leur propriétaire n'ont pas des heures illimitées, alors on ordonne le travail selon le risque et selon l'effet réel d'une correction. Une consigne de sécurité qu'un employé ne peut pas lire n'a pas la même priorité qu'une note interne rarement consultée.
Enfin, on attribue des responsables et des dates. Chaque écart reçoit une personne responsable et une échéance, ce qui transforme une course à la conformité en un plan que vous pouvez mener en parallèle de l'entreprise. Mon parcours en Lean Six Sigma sert surtout à garder l'effort proportionné. On corrige ce qui change le résultat et on laisse le reste tranquille.
C'est la même discipline appliquée à une obligation précise. Vous pouvez en lire davantage sur notre page sur la francisation au Québec.
Si vous dépassez le seuil de 25 employés et que vous n'avez pas commencé, vous n'avez pas besoin d'un grand projet pour démarrer. Vous avez besoin d'un premier mois clair. Confirmez votre position sur les effectifs et inscrivez-vous si vous y êtes tenu. Bâtissez l'inventaire linguistique de toute l'entreprise plutôt que du seul site Web. Classez les constats selon le risque. À partir de là, vous saurez si vous vous dirigez vers un certificat simple ou vers un programme, et vous prendrez cette décision à partir de faits plutôt qu'en devinant.
Si vous voulez un second regard sur votre situation, c'est le genre de conversation de cadrage que nous avons régulièrement. Vous pouvez me joindre par notre page de contact.
La Loi 96 ne vise-t-elle que mon site Web? Non. Le site Web et les documents destinés à la clientèle ne sont qu'une petite partie de ce que l'OQLF examine. La loi porte sur la langue du travail, ce qui couvre les communications internes, les documents d'emploi, les logiciels, l'affichage et vos pratiques d'embauche. L'essentiel de l'effort se trouve à l'intérieur de l'entreprise.
Nous avons déjà tout traduit en français. Sommes-nous conformes? Pas nécessairement. La traduction est un intrant parmi d'autres. L'OQLF veut constater que le français fonctionne comme langue du travail, et il veut votre analyse de la situation linguistique au dossier. Une série de documents traduits ne répond pas à cela à elle seule.
Quelles sont les sanctions en cas de défaut d'inscription? Pour une entreprise, les amendes vont de 3 000 $ à 30 000 $, et chaque jour de non-conformité constitue une infraction distincte. Une deuxième infraction double la fourchette et les suivantes la triplent. Une entreprise qui devrait être inscrite et ne l'est pas peut aussi être écartée des contrats du gouvernement du Québec.
Ai-je besoin d'un avocat ou d'un traducteur pour cela? Vous voudrez peut-être les deux pour certains éléments, mais le cœur de la francisation est un projet d'opérations. Il s'agit de cartographier où vit la langue dans votre entreprise, puis de refermer les écarts en ordre de risque, avec un responsable et une date pour chacun. C'est la partie que nous menons, et nous faisons appel à de l'aide juridique ou en traduction là où c'est vraiment nécessaire.
Groupe-conseil Provenance, formation bilingue et opérations fractionnées pour les entreprises dirigées par leur propriétaire au Manitoba, au Québec et au Nouveau-Brunswick, et formation en opérations et en Lean pour les équipes du service public et les OSBL partout au Canada.
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