En quoi cela consiste
Chaque organisme public qui dessert une communauté désignée porte une obligation qu'il ressent le plus vivement le jour où une personne se tient au comptoir : servir le public en français, activement et sans qu'on ait à le demander. Le vrai test est simple. Une résidente francophone peut-elle accomplir sa démarche, au téléphone, au comptoir ou en ligne, en français, du début à la fin, sans être redirigée ni invitée à passer à l'anglais ?
Provenance répond à cette question avec des preuves, puis bâtit le système qui rend la réponse affirmative et la maintient ainsi. Nous vérifions chaque point de contact avec le public, cartographions le parcours de service là où il se rompt, dressons la carte des personnes qui peuvent servir en français et à quels endroits, vérifions si les procédures et les documents que votre équipe utilise lui permettent réellement de servir en français, et rassemblons le dossier qui démontre votre état de préparation à votre conseil, à votre communauté et au Secrétariat responsable des affaires francophones. Le travail repose sur une grille que nous avons définie, l'Indice de préparation aux services bilingues, de sorte que vous recevez une cote que vous pouvez présenter et faire progresser, pas une simple opinion.
Les trois offres
Le mandat suit une trajectoire simple. Une évaluation à prix fixe vous dit exactement où vous en êtes et quoi corriger en premier. Une mise en œuvre cadrée comble les écarts. Un entretien annuel léger vous garde prêt à chaque cycle de reddition de comptes.
Évaluation de préparation aux services bilingues
Le portrait complet en un seul mandat. Nous vérifions chaque point où le public vous rencontre et cotons votre préparation à l'offre active selon l'Indice de préparation aux services bilingues.
- Une vérification des points de contact : affichage et orientation, téléphone et messagerie, accueil et offre active, formulaires et lettres, votre site Web et vos services en ligne, publications, médias sociaux et comptoir de service.
- Un examen des opérations internes : si les procédures, gabarits, scripts, formulaires et aide-mémoire que votre personnel utilise existent et fonctionnent en français, pour qu'un employé francophone ne soit pas laissé à livrer le service à partir d'outils en anglais seulement.
- Une cartographie du parcours de service qui montre précisément où une résidente francophone attend, se fait rediriger ou bascule vers l'anglais.
- Une carte des capacités : qui peut servir en français, à quels points de service et sur quels quarts.
- Un Indice de préparation coté, un rapport d'écarts et une feuille de route de correction priorisée, avec responsables et échéances.
- Un sceau de préparation Provenance à présenter à votre conseil, à votre communauté et à vos bailleurs de fonds.
Mise en œuvre de la préparation
Nous réalisons la feuille de route et transformons le plan en travail standard que votre équipe applique chaque jour.
- Un travail standard d'offre active, pour que le français soit proposé d'emblée à chaque premier contact.
- Des gabarits bilingues pour les formulaires, lettres et avis que le public reçoit réellement.
- Votre plan de services en français, rédigé et prêt pour le cycle de reddition de comptes.
- La carte des capacités du personnel et le dossier de preuves qui permettent de démontrer votre préparation sur demande.
Préparation maintenue
La préparation n'est pas un événement ponctuel. Un entretien annuel léger garde le plan, les preuves et la cote à jour.
- Une réévaluation annuelle selon l'Indice.
- Un sondage de satisfaction des résidents et des usagers qui alimente votre suivi de maturité.
- Le plan et les preuves tenus à jour pour chaque cycle, de sorte qu'un examen ne vous prenne jamais au dépourvu.
À qui cela s'adresse
C'est conçu pour les organismes publics qui portent une obligation d'offre active et veulent y répondre avec assurance plutôt qu'avec espoir.
- Les municipalités bilingues qui ont besoin d'évaluations pour alimenter leur modèle de maturité et veulent une cote défendable à montrer au conseil et aux résidents.
- Les ministères, organismes et sociétés d'État désignés pour servir le public en français et tenus de maintenir un plan de services à jour.
- Les autorités de santé et de services sociaux, où être compris en français est une question de soins.
- Les divisions scolaires et autres organismes publics qui fonctionnent au quotidien en anglais mais ont l'obligation de servir le public dans les deux langues officielles.
Notre façon de travailler, et ce que nous délivrons
Nous regardons comment le service fonctionne réellement, mettons un chiffre sur ce qui manque, corrigeons le processus plutôt que de blâmer les personnes, et consignons la meilleure façon de faire pour qu'elle survive à la prochaine saison chargée et à la prochaine embauche. Vous repartez avec une cote que vous pouvez défendre et un plan que votre communauté et le Secrétariat peuvent voir.
La cote et le sceau de préparation aux services bilingues sont notre propre évaluation professionnelle, selon une grille définie, et non une certification gouvernementale. Ils vous donnent une mesure crédible et indépendante de votre préparation, et un chemin clair pour l'améliorer.
Qui le dirige
Benjamin Kobe
Benjamin Kobe, fondateur du Groupe-conseil Provenance. Bilingue de naissance, ceinture noire Lean Six Sigma et ancien vérificateur de l'Agence du revenu du Canada, il a bâti sa carrière sur la vérification des processus et la rigueur de la preuve. Ses racines dans le Manitoba francophone, de Saint-Boniface à la RPFM, rendent ce travail proche de lui.
Questions fréquentes
Est-ce un service juridique ?
Non. C'est un mandat d'opérations. Nous vérifions comment votre service fonctionne réellement en français, bâtissons le système qui comble les écarts et rassemblons les preuves. Votre conseiller juridique se prononce sur le droit ; nous rendons l'opération prête. Les deux vont de pair.
Délivrez-vous une certification officielle ?
Non. Nous délivrons une cote et un sceau privés de préparation aux services bilingues, selon notre propre grille définie. C'est une évaluation professionnelle indépendante à montrer à votre conseil et à votre communauté, pas une certification gouvernementale.
Que vérifiez-vous exactement ?
Chaque point où le public vous rencontre : affichage et orientation, téléphone et messagerie, accueil et offre active, formulaires et lettres, votre site Web et vos services en ligne, publications, médias sociaux et comptoir de service. Nous examinons aussi le côté interne qui rend le service possible : les procédures, gabarits et aide-mémoire que votre personnel utilise, le parcours de service de bout en bout, et la capacité de votre personnel en français.
Combien de temps prend l'évaluation ?
C'est un mandat à prix fixe adapté à votre taille. Une petite municipalité va vite ; un organisme désigné plus grand prend plus de temps. Nous convenons de la portée et de l'échéancier avant de commencer.
Pouvez-vous livrer en français ?
Oui. Le travail se livre en français, en anglais ou dans les deux, par une personne bilingue de naissance enracinée dans le Manitoba francophone.
Devons-nous faire la mise en œuvre avec vous ?
Non. L'évaluation se suffit à elle-même et vous appartient. Beaucoup de clients nous demandent de réaliser la feuille de route parce que nous l'avons rédigée, mais c'est votre choix.
Qui dirige le travail ?
Benjamin Kobe, ceinture noire Lean Six Sigma et ancien vérificateur fédéral, bilingue de naissance et enraciné dans la communauté francophone. Voir ci-dessous.
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Si votre organisation, ou un partenaire avec qui vous travaillez, exerce ses activités au Québec comme entreprise privée, le travail opérationnel équivalent là-bas est la francisation et le certificat de l'OQLF. Il existe un mandat dédié à cette fin.